10 funciones básicas de un Auxiliar Administrativo

¿Te gustaría dedicarte a la administración pero desconoces cuáles son las funciones básicas de un Auxiliar Administrativo? Te las contamos a continuación.

Las funciones de un Auxiliar Administrativo son diversas. Desde el trato con el público hasta la gestión de documentos, existe un gran abanico de labores que realiza este profesional.

Cabe recordar que el Auxiliar Administrativo es un profesional que desempeña su labor tanto en organizaciones privadas como públicas y que están relacionadas con las tareas de oficina.

Entre las principales motivaciones de muchas personas que optan por dedicarse a este área se encuentran:

A continuación, recopilamos 10 funciones básicas que un Auxiliar Administrativo debe saber realizar.


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FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVO

funciones auxiliar administrativo

1. Atención de llamadas telefónicas

El profesional administrativo se encarga de atender las llamadas que se realizan a la empresa o institución donde trabaja. Además, también se encarga de poner en contacto esas llamadas con el personal adecuado de la empresa.

2. Atender visitas

Al igual que en el punto anterior, este profesional se ocupará de estar en contacto con las personas que lleguen a la empresa. Les atenderá de manera adecuada para resolver las cuestiones pertinentes.

3. Recibir documentos

Los documentos que lleguen a la empresa serán recogidos por el auxiliar administrativo que se encargará de verificar que han sido aceptados por la misma, ya sea a través de una firma o un sello. Además, lo entregará al departamento o miembro del personal correspondiente. También puede encargarse del envío de documentos.

4. Custodiar los documentos

Es responsabilidad de este profesional hacerse cargo de guardar los documentos. Además, tendrá que revisarlos periódicamente para asegurarse de conservarlos y conocer su ubicación exacta para poder acceder a ellos en cualquier momento.

5. Realizar cálculos básicos

El auxiliar administrativo debe saber realizar unos cálculos de nivel básico con el fin de gestionar facturas, el coste de los pedidos de los clientes. También puede encargarse de calcular los sueldos del personal, la deducción de impuestos o las cotizaciones a la seguridad social.

6. Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece

La comunicación dentro de las empresas es fundamental para un buen funcionamiento de la misma. Por esta razón, el auxiliar administrativo deberá trasladar todo lo referente a su trabajo al departamento al que pertenezca. De esta forma se podrá tener una visión global de la labor realizada por el equipo de trabajo.

7. Tener al día la agenda

Tendrá que encargarse de recopilar en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas… a realizar. Es vital poseer dotes de organización para mantener la agenda al día.

8. Encontrarse al día de la tramitación de expedientes

Entre sus funciones se encontrará la tramitación de expedientes y procesos administrativos siguiendo los procedimientos adecuados y utilizando los medios necesarios.

9. Conocer los procesos desarrollados por las Administraciones Públicas con las que el departamento tenga relación

El auxiliar administrativo tendrá que conocer los procedimientos relacionados con las Administraciones Públicas con las cuales la empresa deba mantener contacto.

10. Saber utilizar los recursos de oficina

Este profesional tendrá que estar familiarizado con el manejo de, principalmente, material informático como ordenadores, impresoras, escáner… Además también deberá de poseer conocimientos en determinados programas que le facilitarán su trabajo diario.

 

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