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¿Te gustaría dedicarte a la administración pero desconoces cuáles son las funciones básicas de un Auxiliar Administrativo? Te las contamos a continuación.
Las funciones de un Auxiliar Administrativo son diversas. Desde el trato con el público hasta la gestión de documentos, existe un gran abanico de labores que realiza este profesional.
Cabe recordar que el Auxiliar Administrativo es un profesional que desempeña su labor tanto en organizaciones privadas como públicas y que están relacionadas con las tareas de oficina.
Entre las principales motivaciones de muchas personas que optan por dedicarse a este área se encuentran:
- La gran oferta de empleo público relacionada con la convocatoria de auxiliares administrativos del estado, publicada a finales de enero de este año 2018.
- El sueldo de un auxiliar administrativo ligado a la estabilidad del sector profesional.
A continuación, recopilamos 10 funciones básicas que un Auxiliar Administrativo debe saber realizar.
Curso de Auxiliar Administrativo
FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVO
1. Atención de llamadas telefónicas
El profesional administrativo se encarga de atender las llamadas que se realizan a la empresa o institución donde trabaja. Además, también se encarga de poner en contacto esas llamadas con el personal adecuado de la empresa.
2. Atender visitas
Al igual que en el punto anterior, este profesional se ocupará de estar en contacto con las personas que lleguen a la empresa. Les atenderá de manera adecuada para resolver las cuestiones pertinentes.
3. Recibir documentos
Los documentos que lleguen a la empresa serán recogidos por el auxiliar administrativo que se encargará de verificar que han sido aceptados por la misma, ya sea a través de una firma o un sello. Además, lo entregará al departamento o miembro del personal correspondiente. También puede encargarse del envío de documentos.
4. Custodiar los documentos
Es responsabilidad de este profesional hacerse cargo de guardar los documentos. Además, tendrá que revisarlos periódicamente para asegurarse de conservarlos y conocer su ubicación exacta para poder acceder a ellos en cualquier momento.
5. Realizar cálculos básicos
El auxiliar administrativo debe saber realizar unos cálculos de nivel básico con el fin de gestionar facturas, el coste de los pedidos de los clientes. También puede encargarse de calcular los sueldos del personal, la deducción de impuestos o las cotizaciones a la seguridad social.
6. Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece
La comunicación dentro de las empresas es fundamental para un buen funcionamiento de la misma. Por esta razón, el auxiliar administrativo deberá trasladar todo lo referente a su trabajo al departamento al que pertenezca. De esta forma se podrá tener una visión global de la labor realizada por el equipo de trabajo.
7. Tener al día la agenda
Tendrá que encargarse de recopilar en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas… a realizar. Es vital poseer dotes de organización para mantener la agenda al día.
8. Encontrarse al día de la tramitación de expedientes
Entre sus funciones se encontrará la tramitación de expedientes y procesos administrativos siguiendo los procedimientos adecuados y utilizando los medios necesarios.
9. Conocer los procesos desarrollados por las Administraciones Públicas con las que el departamento tenga relación
El auxiliar administrativo tendrá que conocer los procedimientos relacionados con las Administraciones Públicas con las cuales la empresa deba mantener contacto.
10. Saber utilizar los recursos de oficina
Este profesional tendrá que estar familiarizado con el manejo de, principalmente, material informático como ordenadores, impresoras, escáner… Además también deberá de poseer conocimientos en determinados programas que le facilitarán su trabajo diario.
Si estás interesado en conseguir trabajo de administrativo, no dudes en consultar nuestro curso de auxiliar administrativo. También pueden interesarte otros cursos relacionados como el curso de técnicas administrativas de oficina o nuestro postgrado en asesoría laboral y nóminas.
Gracias por la información, saludos desde madrid
Geniall que bien ahora entendí todas las funciones de un auxiliar, por fin un sitio en el que lo explican claramente y bien
Absolutamente de acuerdo
Buen artículo!
Me ha resultado muy util esta información; Me ha permitido orientarme respecto al tema. Gracias
Soy técnico superior en Administración y Finanzas. Y muchas de mis responsabilidades, van mucho más allá de lo que pone aquí, en este listado. pero me pagan como si fuera un Auxiliar Administrativo… ¿Eso esta bien?